Zarządzanie projektami w bibliotece

Dzięki rozwojowi technologicznemu z wielu narzędzi możemy korzystać bezpłatnie, również z tych do zarządzania projektami. Karteczki samoprzylepne rozwieszone w każdym kącie pomieszczenia odchodzą w przeszłość, ustępując miejsca cyfrowym odpowiednikom.

Z jakich narzędzi do zarządzania projektami korzystać?

Najpopularniejszym oprogramowaniem jest oczywiście Trello. Ma też działanie najbardziej zbliżone do wspomnianych karteczek samoprzylepnych, ponieważ opiera się na zasadzie tworzenia tablic. Można je później dzielić na zadania, a ich realizację przypisywać do konkretnych osób. Więcej o aplikacji Trello w dalszej części artykułu.

Kolejnym znanym i cenionym narzędziem jest Bitrix. To dużo bardziej zaawansowane rozwiązanie niż Trello, ale nadal intuicyjne. Sprawdzi się w bibliotekach, które prowadzą wiele projektów opartych na sztywnych deadline'ach (ramach czasowych, w których projekt musi być wykonany).

Trzecia najbardziej znana aplikacja służąca do zarządzania projektami to Slack. Najczęściej narzędzie to stosują specjaliści w dużych organizacjach (zatem przyda się dużym bibliotekom), które swoją działalność opierają głównie na metodzie projektów.

Trello - jak działa?

Bezpłatna aplikacja Trello jest dostępna tutaj. Aby zacząć z niej korzystać, wystarczy szybka rejestracja na stronie; można jej dokonać poprzez formularz rejestracyjny, ale również, i to dużo szybciej, przy użyciu konta Google lub Facebook.

Tak wygląda aplikacja po zalogowaniu się i utworzeniu tablic:

Korzystanie z tego narzędzia jest intuicyjne. Tworzenie kolejnych tablic polega na kliknięciu przycisku ,,Utwórz", a następnie ,,Utwórz tablicę".

Każdą tablicę można odpowiednio opisać, na przykład nazwą projektu ,,Spotkania autorskie". Metodyka działania może być dopasowana do osób, które realizują projekt. Jeśli dopasują narzędzie do siebie, będzie im łatwiej z niego korzystać.

W obrębie każdej tablicy można tworzyć osobne listy i dzielić je na zadania. Do listy można dodawać kolejne karty, a do każdej karty, czyli podzadania, między innymi dołączać nowych członków, daty czy załączniki.

Bitrix - jak działa?

Również w tym narzędziu rejestracja jest intuicyjna, można jej dokonać za pomocą formularza rejestracyjnego albo poprzez szybkie logowanie na konto Google lub Facebook. Obsługa narzędzia jest dość intuicyjna, ma ono jednak bardziej zaawansowane funkcje niż Trello. Należy do nich między innymi możliwość wyświetlania zadania za pomocą wykresu Gantta. Kolejną różnicą jest opcja tworzenia wydarzeń. Bitrix daje dodatkowo możliwość czatowania ze współpracownikami. Jest to świetne rozwiązanie, pozwala bowiem podczas pracy nad projektem komunikować się w obrębie tego samego narzędzia. Zdecydowanie usprawnia to pracę.

Bitrix po zalogowaniu się wygląda tak:

Aplikacja ma wiele dodatkowych funkcji, które z poziomu biblioteki publicznej nie są użyteczne. Jednak Bitrix, używany jako narzędzie do zarządzania projektami, z pewnością sprawdzi się doskonale. Intuicyjne działanie i nowoczesna forma przypadną do gustu wielu użytkownikom.

Slack - jak działa?

Jak wspominaliśmy na początku, Slack to najczęściej używane przez specjalistów narzędzie do pracy nad projektami. (Jeśli zdarza Ci się współpracować z grafikami lub programistami, być może znasz to narzędzie). Jednak to nie powód, aby nie korzystać z niego w bibliotece. Nowoczesne technologie zostały stworzone po to, aby usprawnić pracę, a przede wszystkim po to, aby z nich korzystać.

Tak wygląda Slack po zalogowaniu się do narzędzia:

Slack umożliwia tworzenie projektów i komunikowanie się zespołu projektowego. To główne funkcje tej aplikacji. Co ważne, ma jedynie wersję anglojęzyczną, więc z pewnością nie jest narzędziem dla wszystkich - z drugiej strony może być świetnym sposobem na szlifowanie znajomości języka.

Którą aplikację do zarządzania projektami wybrać?

Bibliotekom publicznym rekomendujemy zdecydowanie aplikację Trello, wydaje się najbardziej dopasowana do potrzeb tych instytucji. Warto jednak w wolnej chwili sprawdzić, jak działają Bitrix i Slack. Może się okazać, że na potrzeby Twoich projektów będą lepsze i wygodniejsze.

Literatura uzupełniająca: