Efektywność pracy co to jest

Efektywność pracy co to jest?

Efektywność to słowo, które coraz częściej i intensywniej wraca do nas na przestrzeni ostatnich kilkunastu miesięcy. W sytuacji, kiedy światowa gospodarka trzeszczy w posadach z powodu widma kryzysu wywołanego pandemią, cały biznes odmienia to słowo przez wszystkie przypadki. Nie dziwi fakt, że również działy HR zaczynają się tym tematem coraz żywiej interesować. Zdają sobie sprawę, że muszą pracować z danymi i uczą się, jak można je wykorzystać, żeby badać i podnosić efektywność organizacji w ramach swojego obszaru.

Ale czym ta efektywność jest i do czego możemy ją wykorzystać w biznesie i HR? Definicja mówi, że efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów, zgodnie z wzorem przedstawionym poniżej:

Efektywność pracy wzór: 

Zwykle celem w tym działaniu jest dążenie do jak najlepszych efektów np. produkcji, pracy, sprzedaży czy zarządzania, uzyskanych jak najniższym kosztem[1]. Zatem dział HR powinien interesować się efektywnością rozumianą jako jak najwyższy wynik pracy pracowników przy jak najniższym koszcie, czyli jak najmniejszym budżecie personalnym. Albo efektywnością będącą wypadkową spełniania celów na jak najwyższym poziomie przy jak najmniejszej inwestycji w system motywacyjny. Efektywność pracowników możemy także rozbić na wiele poziomów i rozpatrywać ją w kontekście poszczególnych zadań pracowników lub całych zespołów albo też jako skuteczność poszczególnych procesów HR, które mają na celu wspierać pracowników w osiąganiu jak najwyższych wyników pracy. Ta efektywność, różnie rozumiana, pokaże nam skuteczność zarządzania kapitałem ludzkim. Jednak jak ją zmierzyć i jak nad tą efektywnością pracować? A przede wszystkim...

Po co mierzyć efektywność pracy?

Efektywność pracy i pracowników warto mierzyć i monitorować przede wszystkim po to, żeby wiedzieć na jakim etapie realizacji celów jesteśmy jako organizacja i żeby móc zainwestować trochę więcej (podnieść nakład), żeby szybciej uzyskać efekt lub uzyskać lepszy efekt (podnieść zwrot z tej inwestycji).

Dzięki takiemu podejściu ten jeden prosty wzór zastosowany do oceny efektywności poszczególnych osób, zespołów, działań czy procesów może służyć nam jako system wczesnego ostrzegania. Bo przecież jeżeli efektywność wychodzi nam za niska to wystarczy skupić się na zwiększeniu efektu lub należy zmniejszyć nakład, prawda? Z kolei jeśli efektywność jest wysoka można rozważać czy warto zwiększyć nakład, bo każda dodatkowa godzina czy złotówka zainwestowana w proces lub zadanie może dać jeszcze lepsze efekty.

Co wpływa na efektywność pracy?

Wiemy już, że mierzenie efektywności w HR polega na analizowaniu efektów wynikających z czasu i pieniędzy zainwestowanych w różne działania, których się podejmujemy i procesy nad którymi sprawujemy pieczę (warto pamiętać, że nie za wszystkie wydarzenia związane z pracownikami możemy wziąć odpowiedzialność - chociażby dlatego, że pracownicy odchodzą z powodu menedżera a nie HR-u).

Zastanawiając się nad tym co możemy i co warto mierzyć warto sięgnąć po wyniki II edycji badania Analityki HR w Polsce, przeprowadzonego na przełomie roku 2020 i 2021[2]. Znajduje się tam cała sekcja dotycząca kluczowych wskaźników efektywności (KPI - key performance indicators) po które warto sięgać i wybierać je zgodnie z potrzebami biznesowymi. Najczęściej wykorzystywane znajdziesz na wykresie poniżej:

Wykres. Wykorzystanie wybranych KPI w HR (wg II edycji badania Analityki HR):

Najbardziej intuicyjnym wskaźnikiem efektywności pracy wydaje się być miernik, który wykorzystuje zaledwie 7% przebadanych organizacji: HC ROI, czyli zwrot z inwestycji w kapitał ludzki. W liczniku (nad kreską) zobaczymy w nim przychód wypracowany przez naszych pracowników, a w mianowniku (pod kreską) nakład rozumiany jako koszt wynagrodzeń czy całkowite koszty pracy. Dzięki temu zobaczymy jakie korzyści przynosi praca naszych pracowników i jaki zwrot odnotowujemy z każdej złotówki zainwestowanej w ich wynagrodzenia.

Z kolei jednym z najczęściej mierzonych KPI jest rotacja. Możemy wyróżnić kilka jej rodzajów: całkowitą, dobrowolną, zwolnienia czy rotację wewnętrzną albo awanse a każda z nich inaczej wpływa na organizację. I znowu każda z nich jest efektem pewnych działań jakie podejmujemy jako organizacja: umiejętnego zabiegania o talenty, prób pozyskania jak najlepszych pracowników i podejmowanej walki o zatrzymanie ich w organizacji. Oraz oczywiście efektów tych działań, czyli np. w rotacji dobrowolnej - liczby pracowników, których nie udało nam się przekonać, że warto z nami pracować.

Ciekawym aspektem mierzenia efektywności może być koszt pozyskania kandydata. To jeszcze mało popularny wskaźnik, z którego korzysta co czwarta firma, który pokazuje nam ile środków i czasu inwestujemy, żeby pozyskać jednego pracownika. Jeśli wynik tego działania nas nie zadowala możemy podjąć różne działania mające na celu obniżenie kosztów pozyskania pracownika (np. uprościć proces rekrutacji, obniżyć koszty ogłoszeń lub tworząc biura karier) lub zwiększenie skuteczności rekrutacji (np. budując komunikację marki pracodawcy, która zachęci do aplikowania tylko dopasowanych kandydatów, budując program poleceń pracowniczych czy zwiększając zasięgi marketingu rekrutacyjnego). Ale możemy także zadziałać na ten wskaźnik z zupełnie innej perspektywy - może warto obniżyć nasze potrzeby rekrutacyjne zmniejszając rotację pracowników, a co za tym idzie liczbę wakatów do zapełnienia.

Monitorując efektywność powinniśmy także sprawdzać w jakim stopniu pracownicy spełniają swoje cele i jak na motywację do ich realizacji wpływa system premiowania który zaprojektowaliśmy. Tutaj mogą nam pomóc systemy takie jak MBO (management by objective - zarzadzanie przez cele), które ułatwiają wyliczenie efektu pracy pracownika i przedstawiają je jako procent realizacji założonych celów.

Jak obliczyć efektywność pracy?

W dziale personalnym zdecydowanie zbyt często słyszę ,,Niestety, tego nie mierzymy". Wielu HR-owców wychodzi z założenia, że skoro nie potrafi zmierzyć od razu wszystkiego, to nie ma sensu się za monitorowanie efektywności zabierać. A to nie tak! Najtrudniejsze jest przekonanie samego siebie, że nie trzeba być ,,umysłem ścisłym", żeby zacząć przygodę z mierzeniem efektywności pracy, pracowników czy działań i procesów HR-owych. Wystarczy wiedzieć co jest naszym celem, jak możemy go osiągnąć a później już tylko określić w jaki sposób sprawdzić, czy go osiągamy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o efektywności HR - obserwuj profil LinkedIn autorki: https://www.linkedin.com/in/anna-morawiec-bartosik/

Autorka: Anna Morawiec-Bartosik

Analityk HR, ekspert Comp&Ben, twórczyni narzędzi mierzących efektywność HR

Od ponad 10 lat związana z HR zarówno ze strony biznesowej jak i consultingowej, z danymi pracuje od początków kariery zawodowej. Założycielka HRrebels i absolwentka ekonomii międzynarodowej na Uniwersytecie Jagiellońskim. Jej motto to myśl Deminga ,,bez danych jesteś tylko kolejną osobą z opinią".

Doradza menedżerom oraz członkom zarządów w zakresie komunikacji wynagrodzeń, podwyżek oraz w interpretacji danych HR. Projektuje i wdraża rozwiązania HR-owe szyte na miarę, które zawsze stawiają człowieka w centrum i są skupione na efektywności finansowej biznesu.

Autorka wartościowych dashboardów wspierających podejmowanie decyzji na podstawie faktów, a także cyklu webinariów ,,KPI w HR" i inspirujących szkoleń. Inicjatorka badań stanu Analityki HR w Polce. Promotorka nowoczesnego, analitycznego, podejścia do wynagradzania, a także budowy strategii personalnej w oparciu o dane. Inicjatorka i współprowadząca podcastu ,,HR-owe burze mózgów", buduje społeczność liczących się HR-owców na facebookowej grupie #HRsięliczy. Współautorka HRoptimiser - pierwszego w Polsce narzędzia mierzącego efektywność procesów HR i analizującego ich koszty.

[1] Za Encyklopedia Zarządzania: https://mfiles.pl/pl/index.php/Efektywno%C5%9B%C4%87, dostęp 24/06/2021.

[2] Z raportem z badania można zapoznać się na stronie https://policzHR.pl