Szczegóły ebooka

Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 - cz. I

Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 - cz. I

Konsultacja: Katarzyna Wrońska-Zblewska

Ebook

Zebraliśmy najważniejsze dokumenty kadrowe oraz praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej dostosowanej do najnowszych przepisów. Każdy wzór opatrzony jest przejrzystym komentarzem, zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu. W przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak - w której części. Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu.

  • Redakcja
  • Wstęp
  • Rozdział I Zatrudnianie pracowników
    • KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA KANDYDATA, KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA
      • Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony
      • Forma przekazania danych oświadczenie
      • Miejsce zamieszkania czy zameldowania
      • Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki
      • Konieczny podpis i wskazanie daty
      • Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach
      • Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia, ale od pracownika już tak
      • Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych
    • INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA
      • Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy
      • Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
      • Wymiar urlopu wypoczynkowego
      • Okres wypowiedzenia umowy o pracę
      • Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy
      • Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej
      • Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji
    • UMOWA O PRACĘ NA CZAS NIEOKREŚLONY
      • Rodzaj umowy o pracę
      • Określenie stron stosunku pracy
      • Określenie rodzaju pracy
      • Miejsce wykonywania pracy
      • Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu
      • Wynagrodzenie za pracę
      • Przechowywanie dokumentu
    • UMOWA O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY
    • UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY
      • Limity dla umów terminowych
    • UMOWA O PRACĘ NA CZAS ZASTĘPSTWA
      • Wskazuje się datę zawarcia umowy
      • Pracownik z tej samej firmy zastępcą
      • Nazwisko zastępowanego pracownika
      • Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy
      • Wymiar czasu pracy niekoniecznie taki jak zastępowanego
      • Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą
      • Brak przedłużenia do dnia porodu
    • POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WARUNKI UMOWY O PRACĘ
      • Można się posługiwać zwrotem aneks, ale uwaga na angaże
      • Określenie daty pozostawiono do decyzji stron
      • Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron
      • Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki
      • Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę
      • Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają
      • Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie
      • Powinna zostać zachowana forma pisemna
      • To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać
      • Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika
    • PISEMNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW
      • Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań
      • Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę
      • Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania
      • Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem
      • Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków
      • Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska
      • Przechowywanie w części B akt osobowych
  • Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę
    • świadectwo pracy
      • Informacje na górze świadectwa pracy
      • Ustęp 1 świadectwa pracy oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia
      • Ustęp 3 świadectwa pracy rodzaj pracy, stanowiska i funkcje
      • Ustęp 4 świadectwa pracy tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy
      • Ustęp 5 świadectwa jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia
      • Ustęp 6 pkt 1 świadectwa urlop wypoczynkowy
      • Ustęp 6 pkt 2 świadectwa urlop bezpłatny
      • Ustęp 6 pkt 3 świadectwa informacja o urlopie ojcowskim
      • Ustęp 6 pkt 4 świadectwa informacja o urlopie rodzicielskim
      • Ustęp 6 pkt 5 świadectwa informacja o urlopie wychowawczym
      • Ustęp 6 pkt 6 świadectwa informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy
      • Ustęp 6 pkt 7 świadectwa informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat
      • Ustęp 6 pkt 8 świadectwa informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu wynagrodzenia chorobowego
      • Ustęp 6 pkt 9 świadectwa informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia lekarskiego, udzielonego na krócej niż 7 dni
      • Ustęp 6 pkt 10 świadectwa informacja o odbytej służbie wojskowej
      • Ustęp 6 pkt 11 świadectwa informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
      • Ustęp 6 pkt 12 świadectwa dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia
      • Ustęp 6 pkt 13 świadectwa okresy nieskładkowe
      • Ustęp 7 świadectwa należność egzekwowana przez komornika
      • Ustęp 8 świadectwa informacje uzupełniające
      • Jak wydawać świadectwa pracy po umowach terminowych?
    • ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ ZA POROZUMIENIEM
      • Uwaga na wady oświadczenia woli
      • Data rozwiązania umowy może być dowolna
      • Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia
    • WYPOWIEDZENIE UMOWY O PRACĘ PRZEZ PRACODAWCĘ
      • Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę
      • Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy
      • Konieczne jest pouczenie
      • Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej
      • Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych
    • ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ W TRYBIE DYSCYPLINARNYM
      • Okres na wręczenie dyscyplinarki
      • Termin rozwiązania umowy o pracę
      • Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia
      • Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy
      • Podpis pracodawcy i pracownika
      • Przechowywanie dokumentu
    • ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ BEZ WYPOWIEDZENIA BEZ WINY PRACOWNIKA
      • Pismo musi zawierać określone elementy
      • Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem
      • Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy
      • Przechowywanie dokumentów w części C akt osobowych
  • Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy
    • Wniosek pracownika o prywatne wyjście w czasie pracy i jego odpracowanie oraz zapis regulaminowy
      • Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie
      • Warto ustalić zasady w regulaminie
    • WNIOSEK PRACOWNIKA O OBJĘCIE RUCHOMYM CZASEM PRACY
      • Nie ma ryzyka nadgodzin
      • Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy
      • Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek
      • Przechowywanie dokumentu
    • MIESIĘCZNA KARTA EWIDENCJI CZASU PRACY
      • Nie mylić z listą obecności
      • ani z grafikiem
      • Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy
      • Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy
      • Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy
      • Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin
      • Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty
      • Sposób na oznaczenia w ewidencji
      • Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję
      • Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami
      • W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja
      • Karty ewidencji można trzymać w segregatorze
  • Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami
    • ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU I ZAROBKACH
      • W jakim terminie należy wydać zaświadczenie
      • Dopuszczalne gotowe formularze i wzory
      • O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia
      • Dodatkowe elementy na prośbę pracownika
      • Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko
      • Przechowywanie fakultatywnie w aktach osobowych
      • Pracodawcy grożą określone sankcje karne
      • Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza
    • POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WYNAGRODZENIE WYPOWIEDZENIE ZMIENIAJĄCE WYNAGRODZENIE
      • Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki pensji
      • Porozumienie zmieniające warunki płacowe
      • Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe
      • Konsultacja ze związkami zawodowymi
      • Przechowywanie dokumentów
  • Rozdział V Obowiązki pracodawcy
    • AKTA OSOBOWE CZĘŚCI A, B, C, D I E
      • 8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać
      • Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki
      • Skrócony okres przechowywania dokumentacji
      • Za prowadzenie akt osobowych odpowiada pracodawca
      • Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna
      • Czy ochrona danych pozwala przechowywać dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (a jeśli tak to na jakiej podstawie)?
    • UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
      • Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy
      • W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat
      • Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych
      • Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych
      • Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych
      • Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia
      • Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony
      • Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet więzienie
      • Za brak upoważnienia możliwe sankcje
      • Przechowywanie dokumentu w części B akt osobowych
    • POTWIERDZENIE ZAPOZNANIA SIĘ PRACOWNIKA Z REGULAMINEM PRACY
      • Kiedy pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy?
      • Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników
      • Termin wyraźnie określają przepisy kodeksowe
      • Konieczne jest zachowanie formy pisemnej
      • Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje
      • Dokument przechowuje się w aktach osobowych
      • Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód na piśmie
  • Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe
    • STRATEGIA PRZECIWDZIAŁANIA DYSKRYMINACJI
      • Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej
      • Sformułowanie i wprowadzenie strategii
      • Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację
    • Regulamin bezpieczeństwa informacji Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem
      • Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści
      • Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien
      • Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę
      • Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka
    • INFORMACJA O STOSOWANIU MONITORINGU
    • REGULAMIN RACJONALIZACJI
      • W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje
      • Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem
      • Przechowywanie dokumentu poza aktami osobowymi
    • FRAGMENT REGULAMINU PRACY zasady KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KOMPUTERÓW
      • Nie ma pełnej dowolności
      • Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu
      • Najpierw trzeba powiadomić pracowników
      • Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia
      • Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy
      • Trzeba uważać na dane wrażliwe
      • Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje
      • Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność
      • Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika
  • Tytuł: Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 - cz. I
  • Autor: Konsultacja: Katarzyna Wrońska-Zblewska
  • ISBN: 978-83-8276-847-3, 9788382768473
  • Data wydania: 2023-02-23
  • Format: Ebook
  • Identyfikator pozycji: e_34fk
  • Wydawca: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka